INV211 - Nhập kho mua hàng

1- Nhập mua hàng

1.1- Mục đích sử dụng

Chức năng này dùng để nhập mới, xem, chỉnh sửa, xóa chứng từ nhập kho mua hàng.
 

1.2- Yêu cầu nghiệp vụ

  • Khai báo kho.
  • Khai báo vật tư
  • Khai báo nhà cung cấp
  • Nếu nhập hàng theo hợp đồng thì hợp đồng đó đã được duyệt.
  • Kỳ kế toán đã được mở.

1.3- Hướng dẫn thực hiện

Đường dẫn: SEE SYSTEMà Quản lý khoà Phiếu nhập kho mua hàng (INV211)
Chức năng này có 2 phần chính.
  • Lịch sử các chứng từ đã nhập.
  • Màn hình nhập liệu, chỉnh sửa, xóa chứng từ
Lịch sử chứng từ.
Khi bạn vào đường dẫn trên, màn hình lịch sử chứng từ sẽ xuất hiện như sau




 
Tùy vào phân quyền của bạn mà dữ liệu trên màn hình này có thể hiển thị theo công ty của bạn hay theo phòng ban, bộ phận nhập liệu.
Hệ thống sẽ hiển thị danh sách phiếu nhập đã nhập, các lệnh nhập sẽ ưu tiên đưa lên trên.
Nhập mới chứng từ.
Để nhập mới một phiếu nhập kho mua hàng, bạn nhấp chuột vào nút “Nhập phiếu nhập”. Cửa sổ sau sẽ hiện ra:
 
Màn hình này có 2 phần, các trường có nền xanh nhạt là trường bắt buộc phải nhập ( nếu chưa có giá trị mặc định).
Phần 1: Thông tin chung về phiếu nhập
Tab 1: Thông tin chung
  • Kho nhập: Nơi hàng hóa được nhập về ( mặc định).
  • Đối tượng: Nhà cung cấp hàng hóa của chứng từ này.
  • Diễn giải: Mô tả thông tin về chứng từ.
  • Loại tiền: Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong chứng từ.
  • Mã hệ thống: Mã kiểm soát hệ thống tự sinh.
  • Số phiếu nhập: Số ký hiệu để lưu giữ chứng từ, khi phiếu nhập chưa được xác nhận, số phiếu nhập mặc định là mã hệ thống.
  • Ngày thực nhập: Thời gian hệ thống ghi nhận phiếu nhập nhập hàng này vào kho, mặc định là ngày hiện tại, có thể sửa tùy sử dụng.
Tab 2: Thông tin khác
  • Số chứng từ ncc: Số chứng từ xuất của nhà cung cấp.
  • Ngày thực nhập: Thời gian hệ thống ghi nhận phiếu nhập nhập hàng này vào kho, mặc định là ngày hiện tại, có thể sửa tùy sử dụng
  • Tỉ giá: Nếu đơn vị tiền tệ khác Việt Nam Đồng, khai báo tỉ giá cho ngoại tệ của phiếu nhập.
  • Ngày tỉ giá: Ngày tham khảo tỉ giá.
Tab 3: lịch sử phiếu; ghi nhận thông tin lịch sửa phiếu gồm
  • Người tạo
  • Ngày tạo
  • Người chỉnh sửa cuối cùn
  • Ngày chỉnh sửa cuối cùng
  • Người xác nhận nhập kho
  • Ngày xác nhận nhập kho.
Phần 2: Chi tiết chứng từ
Nếu nhập hàng từ đơn hàng/ hợp đồng có trên hệ thống:
Nhấn vào nút “Đối chiếu hợp đồng”, màn hình sau sẽ hiện ra:

 
  • Check chọn các chi tiết nhập dựa vào tên hàng và số ký hiệu hợp đồng.
  • Mặc định, số lượng nhập hàng sẽ là số lượng còn lại của đơn hàng/hợp đồng chưa được nhập về đối với từng mặt hàng, bạn có thể sửa lại số lượng này nếu hàng nhập về chưa đủ đơn hàng.
  • Sau khi đã chọn đủ các dòng mặt hàng cần nhập, nhấn nút “Ghi nhận”.
  • Nhập vào thông tin lô hàng nếu mặt hàng đã nhập quản lý theo lô.
  • Kiểm tra và xác nhận số lượng thực nhập, nếu có sai sót thực tế so với chứng từ, ghi nhận số lượng thực tế vào cột “Số lượng nhận”, chú ý: số lượng thực nhận luôn nhỏ hơn hoặc bằng số lượng chứng từ.
     Nếu nhập hàng không từ đơn hàng/ hợp đồng có trên hệ thống:
  • Nhấp chuột vào phần chi tiết phiếu nhập.
  • Chọn mã mặt hàng nhập.
  • Nhập vào số lượng nhập theo chứng từ.
  • Kiểm tra và xác nhận số lượng thực nhập, nếu có sai sót thực tế so với chứng từ, ghi nhận số lượng thực tế vào cột “Số lượng nhận”.
  • Nhập vào thông tin lô hàng nếu mặt hàng đã nhập được quản lý theo lô.
  Sau khi đã nhập đủ thông tin chung và chi tiết, bạn nhấn nút “Xác nhận nhập” để hoàn thành việc nhập liệu và sinh số phiếu nhập. Hệ thống chỉ ghi nhận tăng tồn kho sau khi phiếu nhập đã được xác nhận.
Chỉnh sửa chứng từ.
Chỉnh sửa phiếu nhập mua hàng: Ở màn hình tìm kiếm, nhấp chuột vào phiếu nhập cần chỉnh sửa và nhấn nút xem chứng từ.
Gỡ xác nhận phiếu, nếu đã xác nhận.
Sửa các thông tin theo nhu cầu, nhấn lưu và xác nhận lại phiếu.
Chú ý: khi chỉnh sửa phiếu nhập số phiếu nhập sẽ nhảy thành số khác.
Nếu muốn chọn mã phân tích cho tài khoản nợ và mã phân tích tài khoản có trên hệ thống:
Nhấn vào nút 'Mã PT tk nợ' hoặc 'Mã PT tk có'



 
Tùy vào công ty và mục đích có thể chọn mã phân tích phù hợp với nghiệp vụ