INV41- Hướng dẫn thực hiện kiểm kê

Xem thêm trong mục

1- Kiểm kê kho

1.1- Mục đích sử dụng

Chức năng này dùng để nhập mới, xem, chỉnh sửa, xóa yêu biên bản kiểm kê.

 

1.2- Yêu cầu nghiệp vụ

  • Khai báo kho.
  • Khai báo vật tư
  • Khai báo phòng ban.
  • Kỳ kế toán đã được mở.
  • Đã có tồn kho trong kỳ.

1.3- Hướng dẫn thực hiện

Đường dẫn: SEE SYSTEMà Quản lý khoà Lập biên bản kiểm kê        (INV41)
Chức năng này có 2 phần chính.
  • Lịch sử các lần kiểm kê đã nhập.
  • Màn hình nhập liệu, chỉnh sửa, xóa chứng từ.
Lịch sử chứng từ.
Khi bạn vào đường dẫn trên, màn hình lịch sử chứng từ sẽ xuất hiện như sau
 
Nhập mới biên bản kiểm kê.
Để nhập mới một biên bản kiểm kê, bạn nhấp chuột vào nút “Nhập biên bản kiểm kê”. Cửa sổ sau sẽ hiện ra:
Màn hình này có 2 phần, các trường có nền xanh nhạt là trường bắt buộc phải nhập ( nếu chưa có giá trị mặc định).
Phần 1: Thông tin chung về biên bản:
  • Số biên bản: Số ký hiệu của biên bản kiểm kê.
  • Thời gian kết thúc kiểm kê: Thời gian hoàn tất việc kiểm kê kho.
  • Trưởng nhóm: Trưởng nhóm kiểm kê.
  • Diễn giải: Thông tin thêm về kiểm kê.
  • Phiếu nhập: Sau khi kiểm kê, nếu tồn tại vật tư/ hàng hóa dư thừa so với số lượng sổ sách, hệ thống sẽ tự động lập ra phiếu nhập để điều chỉnh.
  • Phiếu xuất: Sau kiểm kê, nếu tồn tại vật tư/ hàng hóa dư thiếu so với số lượng sổ sách, hệ thống sẽ tự động lập ra phiếu xuất để điều chỉnh.
  • Hoàn thành: Trạng thái thực hiện của biên bản kiểm kê.
  • Mã hệ thống: Mã kiểm soát của hệ thống, được tự sinh.
  • Tên kho: Kho kiểm kê.
  • Nhóm hàng: Giới hạn vật tư kiểm kê theo nhóm hàng ( nếu cần).
  • Tài khoản vật tư: Giới hạn vật tư kiểm kê theo tài khoản kế toán ( nếu cần).
  • Lô: giới hạn vật tư kiểm kê theo lô ( nếu cần).
Phần 2: Chi tiết:
  • Để nhập liệu chi tiết biên bản kiểm kê một cách nhanh nhất, bạn làm theo các bước sau:\
  • Nhấn nút ghi nhận tồn, hệ thống sẽ tự động hiển thị toàn bộ tồn kho theo sổ sách tới thời điểm kết thúc kiểm kê tại kho dựa trên thông tin chung.
  • Ghi nhận số lượng kiểm kê, đơn giá kiểm kê nếu khác không tin.
  • Nhấn nút “Xem biên bản” để in ra file PDF biên bản gồm thông tin chung và chi tiết các vật tư cần kiểm kê
  • Nếu có mã hàng có số lượng tồn không đúng với thực tế, nhập số lượng thực tế vào cột “SL kiểm kê” ở dòng có mặt hàng tương ứng. Các mã hàng đã đúng số lượng không cần thực hiện bước này.
  • Sau khi nhập đủ số lượng kiểm kê của các mã hàng bị thừa/thiếu, bạn check vào ô hoàn thành.
  • Nhấn nút “Tạo PN,PX” để tạo các phiếu nhập xuất điều chỉnh đối với các mã hàng bị thừa/ thiếu.