001. Giới thiệu chung hệ thống SEE ERP

Xem thêm trong mục

1- Giới thiệu chung

  • See Accounting là một hệ thống chương trình tích hợp trên mạng máy tính nhằm hỗ trợ công tác kế toán & công tác quản lý trong doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ công tác đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ kế toán & củng cố bản lĩnh cho Cán bộ & nhân viên kế toán khi tiếp cận các công nghệ quản lý mới.
  • Tăng cường năng lực & trách nhiệm của CB-CNV với công tác được giao.
  • Hỗ trợ lãnh đạo kiểm soát công việc của nhân viên một cách chặt chẽ & thường xuyên thông qua mạng máy tính.
  • Cung cấp một hệ thống mẫu biểu sổ sách & báo cáo theo đúng quy định nhà nước cũng như theo yêu cầu quản trị của công ty.
  • Có nhiều chức năng hỗ trợ thực hiện giao dịch nghiệp vụ trực tiếp trên mạng máy tính, hạch toán tự động hoàn chỉnh qui trình.hạch toán. Đây là một trong những ưu điểm mà các hệ thống khác khó có thể sánh kịp :
    • See acounting được viết trên cơ sở dữ liệu Oracle giúp lưu trữ dữ liệu cực lớn đồng thời với kiến trúc Internet giúp bạn có thể làm việc tại bất cứ nơi nào, máy tính nào chỉ cần có kết nối internet.
    • Thiết kế hệ thống dựa trên chuẩn mực quốc tế, giúp tối ưu hóa báo cáo quản trị cũng như khả năng phân tích dữ liệu theo từng ngành nghề khác nhau.
    • Chạy được trên nhiều hệ điều hành khác nhau.
    • Xuất báo cáo ra các định dạng: Excel, Word, HTML, PDF, XML thuận tiện trong việc kiểm tra, thực hiện các báo cáo khác
    • Báo cáo có thể mở bằng Open Office, MS Office.
    • Thiết kế theo hướng module nên nếu mộ module bị sự cố thì các module khác vẫn hoạt động bình thường.
    • Lưu lại dữ liệu lịch sử làm việc của mọi chứng từ giúp phát hiện việc kiểm tra chỉnh sửa một cách nhanh chóng nhất.
    • Có thể chạy trên Oracle express đây là hệ thống hoàn toàn miễn phí của Oracle.
    • Không đòi hỏi cấu hình máy chủ lớn.
    • Thực hiện các giao dịch : Thu/Chi, Nhập xuất/hạch toán, ... trực tiếp trên máy tính & in chứng từ. Tự động lập các bút toán liên quan như : tính thuế + hạch toán thuế GTGT (Cuối tháng in ngay các bảng kê thuế đầu ra, đầu vào & tờ khai thuế mà không cần phải cập nhật số liệu nữa).
    • Liên kết & lập bút toán hoàn chỉnh qui trình hạch toán & theo dõi công nợ chi tiết từng đối tượng, từng mã phân tích, từng chứng từ.
    • Quản lý tự động chi tiết các chi phí chờ phân bổ & lập bút toán hạch toán các chi phí này theo qui trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.
    • Thống kê & lập bút toán kết chuyển số phát sinh có các TK loại : 5, 6, 7, 8, 9,... hoàn chỉnh qui trình hạch toán để có thể lập báo cáo quyết toán hoàn toàn tự động theo chương trình.
 
  • Cung cấp các chức năng thống kê số liệu từ CSDL đã có, lập cáo báo cáo phân tích số liệu phục vụ công tác quản lý & điều hành doanh nghiệp :
    • Phân tích kết quả SXKD chi tiết theo từng loại hình hoạt động SXKD & từng loại hàng hóa / Sản phẩm / Dịch vụ ...
    • Phân tích công nợ chi tiết theo từng đối tượng & tài khoản, tuổi nợ.
    • Phân tích thống kê doanh số thực hiện theo từng đối tượng mua hàng + loại hàng hóa/Sản phẩm/Dịch vụ tiêu thụ/thời gian.
    • Phân tích thống kê doanh số thực hiện theo từng loại hàng hóa, Sản phẩm, Dịch vụ tiêu thụ + Đối tượng mua hàng / thời gian.
    • Phân tích chi phí theo từng khoản mục, Đối tượng sử dụng chi phí.
  • Hệ thống tích hợp.
    • Hệ thống quản lý kho.
    • Hệ thống mua hàng
    • Hệ thống bán hàng
    • Hệ thống bán lẻ.
Một số ưu điểm khi dùng Database Oracle
  • Công nghệ phần mềm quản lý thông tin vượt trội
  • Cơ sở dữ liệu cực lớn, giải quyết tốt vấn đề tăng trưởng dữ liệu
  • Tính sẵn sàng cao, hệ thống đảm bảo hoạt động liên tục
  • Có cơ chế bảo mật thông tin cao
  • Có kiến trúc phân tán tốt.
  • Giảm tốt đa chi phí bản quyền.
Một số ưu điểm với kiến trúc Internet
  • Giảm tổng chi phí đầu tư
  • Thời gian triển khai nhanh hơn
  • Giảm chi phí bảo dưỡng và hỗ trợ hệ thống.
  • Triển khai trong phạm vi toàn công ty.
  • Truy cập ở mọi lúc, mọi nơi.
  • Đảm bảo tính đồng bộ trong toàn hệ thống.
  • Tích hợp tốt hơn với các hệ thống khác

2- Yêu cầu về phần cứng

  • Thiết bị phần cứng : CPU PENTIUM IV trở lên, 1G RAM, chuột, máy in, ... Hệ thống mạng với server.
  • Hệ điều hành. : Win XP, Win2003, Win 7, Win 8, Linux, Mac OS… tất cả hệ điều hành chạy được java6, java7, java8
  • Phần mềm kèm theo: Java6, Open Office hoặc MS Office, Acrobat 6.0 trở lên, Unikey 3.6 trở lên. Các trình duyệt: Fire fox / Chrome hoặc Internet Explorer 6 trở lên.

3- Một số hướng dẫn chung

Trước khi đi vào chi tiết từng phần hành, có một số hướng dẫn sử dụng chung người sử dụng cần lưu ý để làm quen với hệ thống.

Các thanh công cụ ở phía trên của tất cả các form.

Đây là nút sử dụng chính trên form để thực hiện các chức năng cần thiết. Cụ thể như sau:
 
Khi nhấn nút Lưu giữ nếu các thông tin cần nhập trên form đã đủ, hệ thống sẽ thực hiện lệnh này mà không báo. Trường hợp trên form còn thông tin bắt buộc phải nhập mà bạn chưa nhập sẽ có thông báo cảnh báo: Bạn phải nhập dữ liệu cho trường này. Lúc đó, bạn tìm xem con trỏ đang ở đâu, đấy chính là trường bạn phải bổ sung dữ liệu. Ngoài ra, ở mỗi form cụ thể, sẽ có những lỗi riêng, bạn phải lưu ý. Chỉ có thể Lưu giữ thông tin khi các dữ liệu được nhập vào đầy đủ và chính xác theo quy tắc nghiệp vụ.
 Đối với các chức năng Tra cứu, bạn không được cập nhật hay sửa đổi bất kỳ thông tin trên form, sẽ có màn hình cảnh báo: “Trường này dữ liệu được bảo vệ, không cập nhật được”.

Một số phím nóng được sử dụng trên hệ thống:

Bạn có thể bấm Ctrl+K để xem danh sách các phím nóng trong một bảng, ví dụ:
 

4- Những chức năng thường dùng

Truy vấn.

Bạn nhấn nút F11  sau đó nhập điều kiện truy vấn vào các ô dữ liệu, (bạn càng nhận
chính xác thì số lượng record do hệ thống lọc ra càng ít sau đó nhấn lại nút Ctrl +F11 để truy vấn lên
Nếu dữ liệu bạn mong muốn tìm chưa đúng bạn hãy dùng phiếm ò (Down)hay ñ(Up) để di chuyển dòng dữ liệu mà bạn mong muốn.

Chỉnh sửa thông tin

Trước tin bạn cần phải truy vấn thông tin cần sửa lên
Khi màn hình hiển thị thông tin mà bạn muốn chỉnh sửa thì bạn sẽ sửa thông tin của đó.
Lúc này bạn nhấn nút lưu (Ctrl +S) để lưu lại thông tin vừa thực hiện

Xóa thông tin đã nhập

Trước tiên bạn phải truy vấn thông tin mà bạn muốn xóa.
Nếu thông tin đó có phần chi tiết thì bạn phải thực hiện việc xóa lần lượt từng chi tiết của phiếu đề   nghị trước khi xóa thông tin chung của phiếu yêu cầu đó.
Lúc này bạn nhấn nút lưu (Ctrl +S) để lưu lại thông tin vừa thực hiện
Chú ý:
  • Sau khi xóa xong phần thông tin chi tiết bạn phải lưu lại phiếu đề nghị đó rồi mới có thể xóa phần thông tin chung
  • Nếu khi bạn xóa hệ thống thông báo “Đã tồn tại chi tiết, bạn không thể xóa được”. Lúc đó nghĩa là dữ liệu mà bạn muốn xóa đã được sử dụng vào giai đoạn sau.

5- Truy nhập hệ thống

Khi truy nhập hệ thống, bạn sẽ theo đường dẫn mà người hỗ trợ cung cấp cho bạn, hệ thống yêu cầu bạn nhập vào tên, mật khẩu truy cập và nhấn nút Chấp nhận. Hệ thống kiểm tra và chỉ cho phép bạn truy nhập nếu tên và mật khẩu nhập vào là hợp lệ.
Căn cứ vào tên truy cập, hệ thống sẽ xác định các công ty, nhóm quyền nào bạn được phép truy cập,
Tại từng nhóm quyền đó hệ thống sẽ xác định công ty, phòng ban, chức năng bạn có thể làm việc.
 
Tương ứng với nhóm quyền hệ thống sẽ hiển thị các chức năng mà người đó có thể sử dụng như sau
 
Bạn có thể thay đổi mật khẩu truy nhập tại bất cứ thời điểm nào theo Đường dẫn: .. \ Hệ thống\ Quảm trị hệ thống\ Đổi mật khẩu. Tại màn hình này, bạn nhập vào mật khẩu cũ và khai báo mật khẩu mới lần, sau đó nhấn Đổi mật khẩu. Mật khẩu mới sẽ được sử dụng cho các lần truy nhập sau.
Để thoát khỏi hệ thống, bạn vào Hệ thống à Thoát.(hay nhấn phiếm F4)