Khai báo cơ cấu tổ chức trong công ty.

Xem thêm trong mục

1- Khai báo cơ cấu tổ chức trong công ty.

1.1- Mục đích sử dụng

Khai báo cơ cấu tổ chức của công ty gồm:
  • Các công ty, chi nhánh, công ty thành viên là các các đơn vị kế toán hạch toán độc lập.
  • Các phòng ban trong công ty.
  • Đăng ký thông tin thiết lập hệ thống của từng công ty.

1.2- Yêu cầu nghiệp vụ

  • Có quyền sử dụng chức năng này
     

1.3- Hướng dẫn thực hiện

Đường dẫn: HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP(FIN_MAIN) \ Quản trị hệ thống\ Khai báo danh mục cơ cấu tổ chức.
Lúc đó hệ thống sẽ hiện thị màn hình sau.

Màn hình này có 2 phần

Phần 1: Thông tin sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty gồm: Công ty, công ty trực thuộc sử dụng hệ thống, các phòng ban liên quan, thể hiện về quan hệ một công ty có nhưng bộ phận phòng ban nào.
Phần 2: thông tin chi tiết cơ cấu tổ chức gồn: công ty, phòng ban, cụ thể như phần dưới.
  • Để khai báo đơn vị kế toán, chi nhánh chúng ta click vào nút “Khai báo đơn vị kế toán khác” Nhập thông tin chi tiết theo hướng dẫn dưới đây.
  • Để khai báo phòng ban trực thuộc từng đơn vị kế toán, chi nhánh, chúng ta chọn chi nhánh muốn tạo phòng ban ở phần 1, click vào nút “Khai báo phòng ban

Khai báo thông tin công ty: thông tin này gồm 3 tab

  • Phần Thông tin cơ bản

    • Bộ sổ: đây là các đơn vị có dùng chung bộ sổ ( dữ liệu khai báo như: Hệ thống tài khoản, danh mục đối tượng, nghiệp vụ), không cần  nhập ở đây, hệ thống tự động lấy khi có dữ liệu, bộ sổ này sẽ được khai báo khi đăng ký hệ thống.
    • Số hiệu đơn vị: Mã đơn vị trên cơ cấu tổ chức, bạn phải nhập vào.
    • Mã thứ 2: Mã đơn vị số 2 trên cơ cấu tổ chức, bạn có thể nhập hay không nhập
    • Tên đơn vị: Nhập thông tin tên đơn vị
    • Điện thoại: Nhập điện thoại của công ty
    • Người quản lý: Người quản lý công ty, chi nhánh.
    • Địa chỉ: địa chỉ công ty, chi nhánh.
    • MST: MST công ty, chi nhánh.
  • Thông tin thiết lập dữ liệu

    • Ngày bắt đầu sử dụng hệ thống: Căn cứ vào ngày bắt đầu sử dụng cùng với ngày bắt đầu niên độ, hệ thống sẽ cho phép bạn xác định thời gian bắt đầu dùng hệ thống.
    • Ngày bắt đầu niên độ: Theo đăng ký với cơ quan nhà nước, hệ thống cho phép mỗi công ty đăng ký ngày bắt đầu niên độ khác nhau, hệ thống căn cứ vào đó để mở các kỳ kế toán tiếp theo.
    • Hệ thống tài khoản áp dụng: Chọn hệ thống tài khoản áp dụng, khi thiết lập tại khoản áp dụng, hệ thống sẽ tự động
    • Loại tiền hạch toán
    • Hệ thống áp dụng: Gồm 2 giá trị
      • SEES : (Hệ thống quản lý doanh nghiệp) Khi thiết lập giá trị này ứng với các công ty có quy mô, các các chuyên viên làm việc riêng biệt.
        • Công ty có ít nhất 4 kế toán.
        • Lúc đó hệ thống chuyển quy hệ thống có kế toán các phân hệ: Kế toán tiền, kế toán ngân hàng, kế toán thanh toán, kế toán thuế, kế toán tổng hợp, kế toán tài sản..) làm việc theo quy trình nghiệp vụ thống nhất.
        • Hệ thống cho phép mở đóng kỳ theo từng phân hệ.
        • Lúc đó việc định nghĩa nghiệp vụ do công ty thiết lập.
        • Mở đóng kỳ chung cho tất cả các phân hệ.
      • Là đơn vị chính: đánh dấu để biết đâu là đơn vị chính, đâu là đơn vị phụ thuộc, chi nhánh.
      • Trạng thái: Check: còn hoạt động, bỏ check không còn hoạt động
      • Phương pháp tính giá: Bình quân gia quyền.
    • Cho phép thay đổi số đơn hàng trên đơn hàng bán: Khi check vào đây hệ thống sẽ cho phép thay đổi số đơn hàng, nếu không check thì số đơn hàng này hệ thống sẽ kiểm soát không cho thay đổi.
    • Đánh số tự động trên danh mục vật tư: khi check ở đây, hệ thống sẽ căn vật tư đó ở nhóm hàng nào, độ dài bao nhiêu để tự động đánh số tăng dần, người dùng không thay đổi được.
    • Độ dài mã vật tư: theo tham số trên.
    • Sử dụng tài khoản trung gian giữa phiếu nhập và hóa đơn: Khi lập phiếu nhập kho theo nhà cung cấp, hệ thống tự động định khoản theo quy tắc định khoản http://helpdesk.giacat.vn/vi/10239/inv15-khai-bao-quy-tac-dinh-khoan Khi đối chiếu hóa đơn sẽ có 2 trường hợp xử lý như sau:
      • Nếu không check vào sử dụng tài khoản trung gian giữa phiếu nhập và hóa đơn: Áp dụng cho các công ty có phiếu nhập và hóa đơn về trong kỳ. khi đó lên phiếu hóa đơn hệ thống sẽ lấy định khoản theo đúng định khoản trên phiếu nhập.
      • Nếu check vào sử dụng tài khoản trung gian giữa phiếu nhập và hóa đơn, hệ thống sẽ tự động định khoản: Nợ tài khoản công nợ phiếu nhập ghi có tài khoản công nợ phải trả khi khai báo nhà cung cấp. ==> Áp dụng tại các công ty có trường hợp phiếu nhập và hóa đơn về khác nhau.
Chú ý:  khi không check vào sử dụng tài khoản trung gian, khi tạo bút toán phiếu nhập, hệ thống sẽ loại trừ các phiếu nhập từ nhà cung cấp về không tạo bút toán cho chứng từ này, vì hệ thống lấy bút toán hóa  phải trả.
  • Check: Số lượng thực nhập trên phiếu nhập, phiếu xuất =0 khi nhập số lượng chứng từ: Khi check vào hệ thống sẽ tự động mặc định SL thực nhập, thực xuất bằng 0, nếu không check hệ thống sẽ  mặt định số lượng thực nhập, thực xuất bằng số lượng chứng từ khi nhập số lượng chứng từ trên các phiếu nhập xuất
  • Các thông tin về định dạng, dành cho người thiết lập ứng dụng.
 
  • Tài khoản công nợ bán hàng: Hệ thống sẽ tự mặc định trên chứng từ bán hàng, khi hóa đơn đó được tạo từ phiếu xuất kho.
  • Tài khoản công nợ mua hàng: Hệ thống sẽ tự mặc định trên chứng từ công nợ mua hàng khi chứng từ đó được tạo từ phiếu nhập kho kho.
  • Tài khoản doanh thu: Hệ thống sẽ tự mặc định trên chứng từ bán hàng, khi hóa đơn đó được tạo từ phiếu xuất kho.
  • Tài khoản thuế đầu ra: Hệ thống sẽ tự mặc định trên chứng từ bán hàng, khi hóa đơn đó được tạo từ phiếu xuất kho.
  • Tài khoản thuế đầu vào: Hệ thống sẽ tự mặc định trên chứng từ công nợ mua hàng khi chứng từ đó được tạo từ phiếu nhập kho kho.
  • Tài khoản chi phí:  Hệ thống sẽ tự mặc định trên phiếu xuất kho, khi xuất sản xuất.