QT001- QUY TRÌNH BÁN HÀNG

1- Quy trình bán hàng

1.1- Mục đích

  • Quy trình bán hàng mô tả quá trình đi của chứng từ/ dữ liệu thực tế được phản ảnh vào trên hệ thống ERP.
  • Mô tả việc trách nhiệm và việc phối hợp làm việc giữa các bộ phận trên hệ thống ERP.

1.2- Điều kiện thực hiện

  • Đã khai báo khách hàng.
  • Đã khai vào về mã hàng.
  • Đã khai báo điều khoản thanh toán.
  • Đã khai báo kho hàng.

1.3- Sơ đồ quy trình

1.4- Diễn giải quy trình

STT

Tên quy trình

Hệ thống hỗ trợ

Diễn giải quy trình

Tần suất

1.1 Quản lý hợp đồng nguyên tắc Khi Công ty và khách hàng ký các thỏa thuận/ hợp đồng nguyên tắc, hệ thống cho phép ghi nhận lại thông tin này, với mục đích hỗ trợ việc lên các báo cáo thống kê sau này.

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
1.2 Quản lý giá bán hàng Hệ thống hỗ trợ lập bảng giá bán hàng.
Có thể lập các bảng giá chung áp dụng cho tất cả các khách hàng.
Có thể áp dụng các bảng giá riêng cho từng khách hàng.
Nếu bảng giá đã được sử dụng, hệ thống sẽ không cho phép chỉnh sửa trên bảng giá này.

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
1.3 Lập hợp đồng/ đơn hàng bán hàng Khi khách hàng đặt hàng, hệ thống cho phép ghi nhận thông tin đặt hàng.

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
1.4 Tạo kế hoạch giao hàng Sau khi lập đơn đặt hàng, hệ thống cho phép lập kế hoạch giao hàng cho từng chi tiết đơn đặt hàng.
Một chi tiết đơn đặt hàng có thể giao nhiều lần khác nhau.
Chú ý: nếu chi tiết kế hoạch giao hàng có số lượng khác số lượng của đơn hàng hệ thống sẽ không cho cập nhật.

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
1.5 In đơn hàng In đơn đặt hàng từ hệ thống.
Chú ý: đơn đặt hàng chỉ có giá trị khi đơn hàng đã duyệt.
Khi duyệt đơn hàng, hệ thống sẽ không cho phép chỉnh sửa đơn đặt hàng.
Hàng ngày
2 Quy trình quản lý sản xuất
 
Nếu cần phải sản xuất để đáp ứng nhu cầu sản xuất, hệ thống cho phép chuyển đơn đặt hàng trên hệ thống vào phân hệ quản lý sản xuất.

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
1.6
1.7
Lập lệnh xuất kho bán hàng
In lệnh xuất
Phòng kế hoạch vật tư lập lệnh xuất kho theo đơn đặt hàng, chú ý hệ thống kiểm soát không cho lập số lượng trên lệnh xuất lớn hơn số lượng đơn hàng.
Hệ thống cho phép in lệnh xuất kho này, phòng kế hoạch vật tư in và chuyển lệnh xuất kho cho bộ phận kho thành phẩm

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
1.8 Kiểm đếm, xuất hàng,
Ghi số lượng thực xuất trên lệnh xuất.
Không Kho thành phẩm tiến hành kiểm đếm số lượng thực xuất, đồng thời ghi nhận số lượng thực xuất lên lệnh xuất.
Sau khi hoàn thành, kho thành phẩm gửi lệnh xuất cho kế toán.
Hàng ngày
1.9 Ghi số lượng thực xuất/ xác nhận xuất Kế toán căn cứ số lượng chứng từ trên lệnh xuất, ghi nhận trên số lượng thực xuất.
Chú ý: số lượng thực xuất không được lớn hơn số lượng chứng từ.

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
1.10 Lập hóa đơn bán hàng Sau khi xác nhận xuất kho, hệ thống cho phép lập hóa đơn bán hàng theo lệnh xuất vừa tạo.
Hệ thống cho phép in hóa đơn bán hàng từ hệ thống ERP.

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
1.11 Lên kế hoạch phải thu Khi hoàn thành hóa đơn bán hàng, hệ thống căn cứ vào điều khoản thanh toán sẽ lên kế hoạch thu tiền của chứng từ này, từ kế hoạch thu tiền này, hệ thống sẽ lên kế hoạch dòng tiền trên hệ thống ERP.

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
1.12 Lập phiếu thu tiền Khi khách hàng trả tiền, hệ thống  cho phép ghi nhận phiếu thu, chứng từ báo có ngân hàng theo từng kế hoạch thanh toán của hóa đơn.

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
Hàng ngày