QT003- Quy trình mua hàng

1- Quy trình mua hàng

1.1- Mục đích

Quy trình này mô tả quá trình mua hàng từ:
+ Quản lý đề nghị mua hàng,
+ Quản lý bảng giá mua hàng,
+ Quản lý hợp đồng nguyên tắc,
+ Quản lý đơn hàng mua, kế hoạch nhận hàng,
+ Quản lý nhập kho, theo dõi công nợ.

1.2- Điều kiện thực hiện

1.3- Sơ đồ quy trình

1.4- Diễn giải quy trình

STT Tên quy trình Hệ thống hỗ trợ Diễn giải quy trình Tần suất
3.1 Quản lý hợp đồng nguyên tắc Khi ký hợp đồng nguyên tắc, thỏa thuận mua hàng, Công ty có thể nhập trên hệ thống ERP

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
3.2 Quản lý giá mua hàng Khi nhà cung cấp gửi bảng giá,  bảng giá đó đã được duyệt, phòng kế hoạch vật tư nhập bảng giá vào hệ thống.


Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
3.3 Lập đề nghị mua hàng Khi có nhu cầu mua hàng các bộ phận phòng ban liên quan nhập vào hệ thống ERP.
Hệ thống hỗ trợ lập đề nghị mua hàng trực tiếp từ nhu cầu nguyên vật liệu từ bộ phận sản xuất.


Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
3.4 Duyệt đề nghị mua hàng. Căn cứ nhu cầu thực tế, căn cứ tồn kho… phòng kế hoạch vật tư tiến hành duyệt đề nghị mua hàng, hệ thống hỗ trợ kiểm tra tồn kho thực tế tại các kho trong quá trình duyệt đề nghị mua hàng.

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
3.5
 
3.6
Lập đơn hàng mua.
Tạo kế hoạch nhận hàng
In đơn đặt hàng
Phòng hợp đồng vật tư tiến hành:
+ Nhập đơn đặt hàng.
+ Lên kế hoạch giao hàng, từ kế hoạch nhận hàng này kho sẽ chuẩn bị kho bải, ngân sự để nhận hàng.
+ In đơn đặt hàng.

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
3.7 Lập phiếu nhập kho/ hóa đơn mua hàng + Từ kế hoạch giao hàng, khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận kho nguyên vật liệu sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho tương ứng.
Nếu hóa đơn về cùng phiếu nhập thì có thể map hóa đơn này lên trên phiếu nhập tương ứng, từ đó hệ thống sẽ đưa lên báo cáo thuế tương ứng.

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
3.8 Lập hóa đơn phải trả Căn cứ  phiếu nhập kho mua hàng, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận hóa đơn phải trả cho nhà cung cấp.

Hệ thống cho phép gộp nhiều phiếu nhập kho để tạo hóa đơn, cũng như một phiếu nhập kho cho nhiều hóa đơn.


Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống
 
Hàng ngày
3.9 Lập phiếu chi tiền. Lập phiếu chi khi đến hạn thanh toán.

Hướng dẫn sử dụng trên hệ thống

 
Hàng ngày