FIN51 - Nhập phiếu hạch toán

Xem thêm trong mục

1- Nhập phiếu hạch toán

1.1- Mục đích sử dụng

  • Chức năng này dùng để xem, chỉnh sửa, xóa chứng từ kế toán.
  • Khai báo/ chỉnh sửa/xóa nghiệp vụ chi tiết.
  • Khai báo định khoản nghiệp vụ chi tiết.

1.2- Yêu cầu nghiệp vụ

1.3- Hướng dẫn thực hiện

Đường dẫn: HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆPà Kế toán tổng hợpà Chứng từ kế toán(BFIN101)
Chức năng này có 2 phần chính
  1. Lịch sử các chứng từ đã nhập
  2. Màn hình nhập liệu, chỉnh sửa, xóa chứng từ.
Màn hình Lịch sử chứng từ.
Khi bạn vào đường dẫn trên, màn hình lịch sử chứng từ sẽ xuất hiện như sau:
Tùy vào phân quyền của bạn mà dữ liệu trên màn hình này có thể hiển thị theo công ty của bạn hay theo phòng ban, bộ phận nhập liệu.
 
Khi nhấn xem theo dạng chi tiết chứng từ hệ thống sẽ hiển thị như sau:
Hướng dẫn sử dụng màn hình lịch sử chứng từ
  • Màn hình này gồm 3 phần.
    • Phần 1: Thông tin truy vấn
    • Phần 2: Chứng từ
    • Phần 3: Chi tiết chứng từ.
Phần 1: Thông tin truy vấn
  • Loại chứng từ: Các loại chứng từ mà công ty bạn cho phép làm việc: chọn từ danh sách hoặc nhập tay vào.
  • Số phiếu hạch toán: Nếu bạn nhớ số phiếu hạch toán, thì có thể chọn từ danh sách hoặc nhập tay vào.
  • Loại tiền: loại tiền đã sử dụng.
  • Ngày chứng từ: Ngày chứng từ của phiếu hạch toán
  • Ngày hạch toán: Ngày hạch toán của chứng từ này.
  • Trạng thái: đã hoàn thành hay chưa?
  • Chuyển sổ: Đã chuyển sổ hay chưa?
  • Các nút làm việc:
    • Tìm kiếm: khi nhấn vào nút này hệ thống sẽ tự động tìm các chứng từ thỏa điều kiện ở trên, bạn có thể nhập một hay nhiều thông tin trên để tìm chứng từ mà mình muốn tìm.
    • Xóa điều kiện: sử dụng khi bạn muốn xóa nhanh điều kiện đã nhập.
    • In phiếu hạch toán: In phiếu hạch toán của chừng từ mà bạn đang chọn.
    • Chuyển sổ trong trường hợp bạn muốn chuyển số chứng đang chọn vào sổ cái.
    • Tìm chứng từ chuyển: Hệ thống giúp bạn tìm nhanh các chứng từ chuẩn mà bạn đã thiết lập để copy ra chứng từ tương tự.
    • Copy: Cho phép copy chứng từ chuẩn thành chứng từ mới để user có thể chỉnh sửa tiện cho nhập liệu sau này,
    • Nhập phiếu hạch toán: Khi bạn nhấn vào nút này, hệ thống cho phép gọi đến màn hình nhập mới chứng từ.
Chú ý: Chứng từ bạn đang chọn là chứng từ có dòng màu xanh trên màn hình tìm kiếm.
Phần 2: Chứng từ
  • Kỳ kế toán: Kỳ kế toán bạn hạch toán
  • Nguồn bút toán: Nguồn bút toán hạch toán.
  • Số chứng từ: Số chứng từ hạch toán
  • Ngày chứng từ: Ngày chứng từ hạch toán
  • Ngày hạch toán: Ngày hạch toán của chứng từ hạch toán
  • Tiền nguyên tệ: Số tiền nguyên tệ
  • Check hoàn thành: đã hoàn thành hay chưa, check là đã hoàn thành, chưa check là chưa hoàn thành.
  • Diễn giải: Diễn giải của chứng từ
  • Mã bút toán: Mã hệ thống về chứng từ này
  • Chuyển sổ: Đã chuyển sổ hay chưa?, check là đã chuyển sổ, chưa check là chưa chuyển sổ.
  • Số tiền hạch toán: Số tiền hạch toán của chứng từ.
  • Chứng từ chuẩn: đây có phải là chứng từ được ký hiệu là chứng từ chuẩn?nếu check là chừng từ chuẩn, không check không phải chứng từ chuẩn.
  • Người tạo: Người tạo chứng từ này.
  • Ngày tạo: Ngày tạo chứng từ này.
  • Người chỉnh sửa: Người chỉnh sửa cuối cùng.
  • Ngày chỉnh sửa cuối cùng: Ngày chỉnh sửa chứng từ này là cuối.
Phần 3: Chi tiết chứng từ
  • STT: Số thứ tự chi tiết trong chứng từ bạn đang chọn.
  • Mã nghiệp vụ: Mã nghiệp vụ chuẩn của chứng từ.
  • Diễn giải: Diễn giải của từng dòng chi tiết chứng từ.
  • TK Nợ: Tài khoản nợ
  • TK Có: Tài khoản có
  • Nguyên Tệ: Thành tiền nguyên tệ
  • Tiền hạch toán: Thành tiền hạch toán
  • Số hóa đơn: Số hóa đơn, số chứng từ gốc
  • Ngày hóa đơn: Ngày hóa đơn, ngày trên chứng từ gốc.
Để nhập mới một chừng từ, bạn nhấn vào nút: “Nhập phiếu hạch toán
Lúc đó màn hình màn hình nhập liệu, chỉnh sửa, xóa chứng từ xuất hiện.
 
Màn hình này có 3 phần
Phần 1: Thông tin công ty nguồn bút toán
  • Công ty: Công ty mà bạn đang làm việc, không thay đổi được.
  • Nguồn: Chọn từ các loại chứng từ mà bạn đã khai báo và cho phép sử dụng ở màn hình này.
Phần 2: thông tin chung của chứng từ
  • Số chứng từ: Hệ thống tự sinh ra
  • Ngày chứng từ
  • Ngày hạch toán
  • Diễn giải
  • Số tiền gốc: nhập số tiền để hệ thống đối chiếu kiểm tra khi nhập số tiền chi tiết.
  • Quy tiền hạch toán: hệ thống tự tính toán = số tiền gốc* tỷ giá.
  • Loại tiền: mặt định bằng số tiền hạch toán
  • Loại tỷ giá
  • Ngày tỷ giá
  • Tỷ giá
  • Người giao dịch
  • Đối tượng: khi bạn lập phiếu chi, phiếu thu trực tiếp, bạn chọn đối tượng này để in lên phiếu thu chi.
  • Check đã chuyển sổ: Trạng thái chuyển sổ của chứng từ này, hệ thống tự động check khi bạn đã chuyển sổ chứng từ này.
  • Check Hoàn thành: Trạng thái hoàn thành của chứng từ, hệ thống tự động check vào khi bạn nhấn nút hoàn thành.
  • Mẫu: Đây là check để ký hiện đây là các chừng từ mẫu, chứng từ này có thể được dùng để copy thành các chứng từ khác sau này.
  • Check in báo cáo thuế: trạng thái cho phép in trên báo cáo thuế VAT, chú ý: khi check vào hệ thống sẽ cho phép bạn nhập các thông tin báo cần báo cáo thuế trên tab thông tin báo cáo thuế ở phần chi tiết.
Phần 3: Thông tin chi tiết bút toán:
Đây là thông tin ghi nhận chứng từ hạch toán, chi tiết chứng từ,bút toán, mã phân tích trên hệ thống báo cáo quản trị, ghi nhận thông tin hợp đồng theo từng chứng từ.
  • STT: Hệ thống tự động sinh
  • Mã nghiệp vụ: Nếu nhiệp vụ bạn đang thực hiện là nghiệp vụ trên khai báo trên nghiệp vụ chuẩn bạn có thể chọn từ danh sách.
  • Diễn giải: đây là diễn giải chính khi bạn in sổ sách.
Tab thông tin chung
  • ĐVT
  • Số lượng
  • Đơn giá
  • TT Nguyên tệ
  • Tài khoản nợ
  • Tài khoản có
  • Check Tài sản: Khi bạn check vào thông tin này, hệ thống sẽ tự động chuyển chứng từ qua phân hệ tài sản cố định, khi chứng từ này hoàn thành.
Tab đối tượng – tài khoản
  • TT hạch toán: hệ thống tự tính khi nhập tiền nguyên tê = tiền nguyên tệ* tỷ giá.
  • Mã đối tượng tài khoản nợ, tên đối tượng tài khoản nợ: Nếu tài khoản ghi nợ của bạn là tài khoản yêu cầu chọn đối tượng hệ thống sẽ tự động yêu cầu bạn chọn, chú ý: khi bạn chọn đối tượng ở đây, hệ thống sẽ cho phép lên các báo cáo công nợ liên quan đến đối tượng và tài khoản khoản nợ này.
  • Mã đối tượng tài khoản có, tên đối tượng tài khoản có: Nếu tài khoản ghi có của bạn là tài khoản yêu cầu chọn đối tượng hệ thống sẽ tự động yêu cầu bạn chọn, chú ý: khi bạn chọn đối tượng ở đây, hệ thống sẽ cho phép lên các báo cáo công nợ liên quan đến đối tượng và tài khoản khoản ghi có này.
Tab báo cáo thuế
  • Số hóa đơn
  • Ngày hóa đơn
  • Ký hiệu mẫu hóa đơn
  • Serial
  • loại báo cáo thuế
  • thuế suất
  • Mã đối tượng báo cáo thuế
  • Tên đối tượng báo cáo thuế
  • Mã số thuế
  • Địa chỉ
  • Diễn giải báo cáo thuế VAT

Tab phân tích
  • Mã phân tích tài khoản nợ: chọn khi tài khoản nợ yêu cầu chọn
  • Tên phân tích tài khoản nợ
  • Mã phân tích tài khoản có: chọn khi tài khoản có yêu cầu chọn
  • Tên phân tích tài khoản có

Tab thông tin hợp đồng
  • Số hợp đồng: chọn hợp đồng liên quan: hệ thống cho phép chọn các hợp đồng đã được duyệt và đang thực hiện.
  • Ngày ký
  • Nội dung