FIN21- Nhập hóa đơn phải thu

Xem thêm trong mục

1- Nhập hóa đơn phải thu

1.1- Mục đích sử dụng

  • Chức năng này dùng để nhập mới, chỉnh sửa các chứng từ cần theo dõi chi tiết công nợ  công nợ phải thu.
  • Đối chiếu phiếu xuất để tạo hóa đơn phải thu
  • Lên lịch thu tiền cho các chứng từ
  • Làm căn cứ để lên kế hoạch dòng tiền.
  • Cấn trừ chứng từ phải thunày với phiếu cọc, hóa đơn phải trả.

1.2- Yêu cầu nghiệp vụ

1.3- Hướng dẫn thực hiện

Đường dẫn: HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP\ Kế toán tiêu thụ\ Nhập hóa đơn công nợ phải thu(FIN21)
Chức năng này có 2 phần chính
  1. Lịch sử các chứng từ đã nhập
  2. Màn hình nhập liệu, chỉnh sửa, xóa chứng từ.
Lịch sử chứng từ.
Khi bạn vào đường dẫn trên, màn hình lịch sử chứng từ sẽ xuất hiện như sau
 
Hướng dẫn sử dụng màn hình lịch sử chứng từ
  • Màn hình này gồm 3 phần.
    • Phần 1: Thông tin truy vấn
    • Phần 2: Chứng từ
    • Phần 3: Chi tiết chứng từ.
Phần 1: Thông tin truy vấn
  • Loại chứng từ: Các loại chứng từ mà công ty bạn cho phép làm việc: chọn từ danh sách hoặc nhập tay vào.
  • Số phiếu hạch toán: Nếu bạn nhớ số phiếu hạch toán, thì có thể chọn từ danh sách hoặc nhập tay vào.
  • Loại tiền: loại tiền đã sử dụng.
  • Ngày chứng từ: Ngày chứng từ của phiếu hạch toán
  • Ngày hạch toán: Ngày hạch toán của chứng từ này.
  • Trạng thái: đã hoàn thành hay chưa?
  • Chuyển sổ: Đã chuyển sổ hay chưa?
  • Các nút làm việc:
    • Tìm kiếm: khi nhấn vào nút này hệ thống sẽ tự động tìm các chứng từ thỏa điều kiện ở trên, bạn có thể nhập một hay nhiều thông tin trên để tìm chứng từ mà mình muốn tìm.
    • Xóa điều kiện: sử dụng khi bạn muốn xóa nhanh điều kiện đã nhập.
    • In phiếu hạch toán: In phiếu hạch toán của chừng từ mà bạn đang chọn.
    • Chuyển sổ trong trường hợp bạn muốn chuyển số chứng đang chọn vào sổ cái.
    • Tìm chứng từ chuyển: Hệ thống giúp bạn tìm nhanh các chứng từ chuẩn mà bạn đã thiết lập để copy ra chứng từ tương tự.
    • Copy: Cho phép copy chứng từ chuẩn thành chứng từ mới để user có thể chỉnh sửa tiện cho nhập liệu sau này,
    • Nhập phiếu hạch toán: Khi bạn nhấn vào nút này, hệ thống cho phép gọi đến màn hình nhập mới chứng từ.
Chú ý: Chứng từ bạn đang chọn là chứng từ có dòng màu xanh trên màn hình tìm kiếm.
Phần 2: Chứng từ
  • Kỳ kế toán: Kỳ kế toán bạn hạch toán
  • Đối tượng: là đối tượng ghi nhận trên chứng từ phải thu
  • Số chứng từ: Số chứng từ hạch toán
  • Ngày chứng từ: Ngày chứng từ hạch toán
  • Ngày hạch toán: Ngày hạch toán của chứng từ hạch toán
  • Tiền nguyên tệ: Số tiền nguyên tệ
  • Check hoàn thành: đã hoàn thành hay chưa, check là đã hoàn thành, chưa check là chưa hoàn thành.
  • Diễn giải: Diễn giải của chứng từ
  • Mã bút toán: Mã hệ thống về chứng từ này
  • Chuyển sổ: Đã chuyển sổ hay chưa?, check là đã chuyển sổ, chưa check là chưa chuyển sổ.
  • Số tiền hạch toán: Số tiền hạch toán của chứng từ.
  • Chứng từ chuẩn: đây có phải là chứng từ được ký hiệu là chứng từ chuẩn?nếu check là chừng từ chuẩn, không check không phải chứng từ chuẩn.
  • Người tạo: Người tạo chứng từ này.
  • Ngày tạo: Ngày tạo chứng từ này.
  • Người chỉnh sửa: Người chỉnh sửa cuối cùng.
  • Ngày chỉnh sửa cuối cùng: Ngày chỉnh sửa chứng từ này là cuối.
Phần 3: Chi tiết chứng từ
  • STT: Số thứ tự chi tiết trong chứng từ bạn đang chọn.
  • Mã nghiệp vụ: Mã nghiệp vụ chuẩn của chứng từ.
  • Diễn giải: Diễn giải của từng dòng chi tiết chứng từ.
  • TK Nợ: Tài khoản nợ
  • TK Có: Tài khoản có
  • Nguyên Tệ: Thành tiền nguyên tệ
  • Tiền hạch toán: Thành tiền hạch toán
  • Số hóa đơn: Số hóa đơn, số chứng từ gốc
  • Ngày hóa đơn: Ngày hóa đơn, ngày trên chứng từ gốc.
Để nhập mới một chừng từ, bạn nhấn vào nút: “Nhập chứng từ công nợ phải thu
Lúc đó màn hình màn hình nhập liệu, chỉnh sửa, xóa chứng từ xuất hiện.
 
Màn hình này có 2 phần
Phần 1: thông tin chung của chứng từ
  • Loại chứng từ: chọn từ danh sách các loại chứng từ bạn đã khai báo và cho phép sử dụng trên màn hình này.
  • Đối tượng: Là đối tượng chính mà bạn muốn theo dõi công nợ.
  • Số hóa đơn/ngày hóa đơn/ ký hiệu hóa đơn: Nếu chứng từ hạch toán này chỉ có một hóa đơn, bạn có thể nhập số hóa đơn ở đây, lúc đó hệ thống sẽ tự mặc định số hóa đơn trên tab thông tin báo cáo thuế ở phần chính chi tiết, nếu chứng từ hạch toán này gồm nhiều hóa đơn, bạn không nên nhập số hóa đơn ở đây. Lúc đó để nhập chi tiết từng hóa đơn, bạn có thể nhập từng dòng ở thông tin chi tiết/
  • Diễn giải của chứng từ.
  • Số tiền gốc: số tiền gốc của chứng từ hạch toán này.
  • Quy tiền hạch toán: hệ thống sẽ tự động tính số tiền hạch toán theo công thức: số tiền hạch toán= số tiền gốc*tỷ giá.
  • Mã hệ thống: Mã quản lý của hệ thống.
  • Ngày tính công nợ,
  • Điều khoản thanh toán: chọn từ danh sách, hệ thống căn cứ vào ngày tính công nợ và điều khoản thanh toán để tính ra ngày đến hạn thanh toán của chứng từ này
  • Số chứng từ HT: số chứng từ hạch toán hệ thống tự sinh.
  • Ngày chứng từ: Ngày chứng từ hạch toán.
  • Ngày hạch toán: Ngày hạch toán của chứng từ.
  • Loại tiền: Loại tiền của phiếu hạch toán.
  • Loại tỷ giá: Nếu loại tiền khác loại tiền hạch toán, hệ thống sẽ cho phép bạn nhập loại tỷ giá.
  • Ngày tỷ giá: : Ngày tỉ giá của chứng từ
  • Tỷ giá: Tỷ  giá thực tế.
  • Check đã chuyển sổ: Trạng thái chuyển sổ của chứng từ này, hệ thống tự động check khi bạn đã chuyển sổ chứng từ này.
  • Check Hoàn thành: Trạng thái hoàn thành của chứng từ, hệ thống tự động check vào khi bạn nhấn nút hoàn thành.
  • Mẫu: Đây là check để ký hiện đây là các chừng từ mẫu, chứng từ này có thể được dùng để copy thành các chứng từ khác sau này.
  • Check in báo cáo thuế: trạng thái cho phép in trên báo cáo thuế VAT, chú ý: khi check vào hệ thống sẽ cho phép bạn nhập các thông tin báo cần báo cáo thuế trên tab thông tin báo cáo thuế ở phần chi tiết.
  • Loại báo cáo thuế: khi chọn thông tin này, hệ thống sẽ mặt định khi nhập các dòng chi tiết
  • Mẫu ký hiệu hóa đơn: khi chọn thông tin này, hệ thống sẽ mặt định khi nhập các dòng chi tiết
  • Mã số thuế: khi chọn nhà cung cấp, hệ thống sẽ lấy theo mã số thuế của NCC tương ứng.
  • Địa chỉ: khi chọn nhà cung cấp, hệ thống sẽ lấy theo địa chỉ của NCC tương ứng.
Phần 2: Thông tin chi tiết bút toán:
Đây là thông tin ghi nhận chứng từ hạch toán, chi tiết chứng từ,bút toán, mã phân tích trên hệ thống báo cáo quản trị, ghi nhận thông tin hợp đồng theo từng chứng từ.
  • STT: Hệ thống tự động sinh
  • Mã nghiệp vụ: Nếu nhiệp vụ bạn đang thực hiện là nghiệp vụ trên khai báo trên nghiệp vụ chuẩn bạn có thể chọn từ danh sách.
  • Diễn giải: đây là diễn giải chính khi bạn in sổ sách.
Tab thông tin chung
  • ĐVT
  • Số lượng
  • Đơn giá
  • TT Nguyên tệ
  • Tài khoản nợ
  • Tài khoản có
Tab đối tượng – tài khoản
  • TT hạch toán: hệ thống tự tính khi nhập tiền nguyên tê = tiền nguyên tệ* tỷ giá.
  • Mã đối tượng tài khoản nợ, tên đối tượng tài khoản nợ: Nếu tài khoản ghi nợ của bạn là tài khoản yêu cầu chọn đối tượng hệ thống sẽ tự động yêu cầu bạn chọn, chú ý: khi bạn chọn đối tượng ở đây, hệ thống sẽ cho phép lên các báo cáo công nợ liên quan đến đối tượng và tài khoản khoản nợ này.
  • Mã đối tượng tài khoản có, tên đối tượng tài khoản có: Nếu tài khoản ghi có của bạn là tài khoản yêu cầu chọn đối tượng hệ thống sẽ tự động yêu cầu bạn chọn, chú ý: khi bạn chọn đối tượng ở đây, hệ thống sẽ cho phép lên các báo cáo công nợ liên quan đến đối tượng và tài khoản khoản ghi có này.
Tab báo cáo thuế: bạn chỉ nhập được thông tin này khi trên phần header có check in báo cáo thuế.
  • Số hóa đơn
  • Ngày hóa đơn
  • Ký hiệu mẫu hóa đơn
  • Serial
  • loại báo cáo thuế
  • thuế suất
  • Mã đối tượng báo cáo thuế
  • Tên đối tượng báo cáo thuế
  • Mã số thuế
  • Địa chỉ
  • Diễn giải báo cáo thuế VAT

Tab phân tích
  • Mã phân tích tài khoản nợ: chọn khi tài khoản nợ yêu cầu chọn
  • Tên phân tích tài khoản nợ
  • Mã phân tích tài khoản có: chọn khi tài khoản có yêu cầu chọn
  • Tên phân tích tài khoản có

Tab thông tin hợp đồng
  • Số hợp đồng: chọn hợp đồng liên quan: hệ thống cho phép chọn các hợp đồng đã được duyệt và đang thực hiện.
  • Ngày ký
  • Nội dung
Ghi chú: nội dung này sẽ tự hiển thị khi đối chiếu từ phiếu xuất theo hợp đồng qua.