PUR.1 Quản lý đề nghị mua hàng & Dịch vụ

Xem thêm trong mục

1- SƠ ĐỒ QUY TRÌNH


Sơ đồ quy trình PUR.1 – Quản Lý Đề Nghị Mua Hàng & Dịch Vụ

2- GIẢI THÍCH SƠ ĐỒ

  • Tất cả đề nghị mua hàng hóa, dịch vụ, chi phí đều phải thực hiện thông qua Quy trình PUR.1 – Quản Lý Đề Nghị Mua Hàng & Dịch Vụ và được phê duyệt trên hệ thống (phê duyệt nội dung, ngân sách, người thực hiện mua hàng).
  • Có 4 cách tạo đề nghị mua hàng hóa, dịch vụ bao gồm:
    • Tạo đề nghị mua hàng từ tồn kho tối thiểu: Trong trường hợp đã thiết lập mức tồn kho lấp đầy, khi tồn kho ở mức cảnh báo sẽ tự động tính toán ra nhu cầu mua hàng hóa.
    • Tạo đề nghị mua hàng từ  yêu cầu cung ứng
    • Tạo đề nghị mua hàng từ nhu cầu sản xuất: Dựa vào dự báo nhu cầu hàng hóa, hệ thống sẽ tự tính toán ra nhu cầu mua hàng hóa.
    • Tạo đề nghị mua hàng thủ công: Người dùng nhập thủ công các mặt hàng đề nghị mua.
  • Chỉnh sửa/hủy đề nghị mua hàng đã được duyệt nhưng chưa lập đơn hàng.

STT

Tên quy trình

Hệ thống hỗ trợ

Diễn giải quy trình

1 Tạo ĐNMH thủ công
PO11A
Người dùng nhập thủ công từng mặt hàng đề nghị mua
2 Tạo ĐNMH từ tồn kho tối thiểu
PO11B
Hệ thống tự động tính toán mặt hàng và lượng hàng cần mua dựa trên các mức tồn kho tối thiểu, tối đa, cảnh báo
3 Tạo ĐNMH từ YCCU
PO11C
Đề nghị mua hàng tạo từ các dự báo nhu cầu hàng hoá
4 Tạo ĐNMH từ nhu cầu SX
PO11D
Đề nghị mua hàng tạo bằng cách tính toán nhu cầu hàng hoá của các đơn bán hàng
5 Duyệt/Chỉnh sửa ĐNMH
PO12
Duyêt, chỉnh sửa số lượng cho phép mua của ĐNMH

2.1- PO11A Tạo đề nghị mua hàng/dịch vụ thủ công

Mục đích nghiệp vụ

  • Xem/truy vấn lịch sử các đề nghị mua hàng thủ công đã duyệt, đang xử lý
  • Tạo đề nghị mua hàng thủ công
  • Chỉnh sửa đề nghị mua hàng thủ công
  • Hủy đề nghị mua hàng thủ công

Yêu cầu khai báo

  • Đã khai báo vật tư INV14
  • Đã khai báo nhà cung cấp SEC205 (nếu chỉ định mua hàng theo NCC nào)

Màn hình làm việc


Màn hình PO11A Tạo Đề Nghị Mua Hàng Thủ Công

Mô tả nút chức năng                                                                                                       

Tên gọi Phím tắt Diễn giải
  1. In ĐNMH
Alt + 1 In đề nghị mua hàng sau khi đã lập đề nghị thành công
B. Trở về Alt + B Trở về màn hình trước
 

Mô tả trường thông tin

Tên trường thông tin Bắt buộc Loại nhập liệu Diễn giải (từ viết tắt)/Ghi chú (nếu có)
Màn hình chính
Thông tin 1
Số ĐN   Default Hệ thống tự đánh số theo thứ tự lập có format DN<Mã phòng ban lập đề nghị>/<tháng><năm>-<Số thứ tự>
Ngày ĐN   Default Ngày đề nghị, mặc định là ngày tạo đề nghị
Tạo từ   Default Mặc định là “Tạo bằng tay”
Nơi lập   Default Mặc định là phòng ban của người lập đề nghị.
In theo nhà cung cấp   Check box Khi chọn trường này và in đề nghị mua hàng, các mặt hàng sẽ được sắp xếp theo nhà cung cấp
Nơi nhận X List data Phòng ban có thẩm quyền (duyệt lại số lượng & thực hiện mua) xử lý đề nghị mua hàng. Có thể chính là phòng ban yêu cầu tự đề nghị và tự thực hiện. Đặc biệt trong các trường hợp mua dịch vụ
Người ĐN   List data Nhập người đề nghị mua hàng, có thể người tạo đề nghị trên hệ thống không phải là người đề nghị
Chức vụ   Default Chức vụ của người đề nghị đã được khai báo trong hệ thống
Thủ trưởng ĐV   List data Người có quyền duyệt đề nghị  mua hàng. Chỉ có người có quyền duyệt đề nghị mua hàng (của phòng ban nhận) mới thấy đề nghị mua hàng để duyệt.
Thủ trưởng đơn vị duyệt   Check box Người có quyền duyệt đề nghị mua hàng sẽ click vào mục này để duyệt đề nghị.
Trạng thái   Default Bao gồm: Chưa xử lý, Đang xử lý, Đã xử lý, Hủy không thực hiện. Mặc định là: Chưa xử lý. Trường thông tin này thể hiện trạng thái của đề nghị
Mã nhóm hàng   List data  
Nội dung YC X Input text Nội dung yêu cầu: Mục đích sử dụng hoặc nội dung hàng hóa trường hợp mua dịch vụ, tiêu dùng trực tiếp…
Thông tin 2
Ngày phản hồi   Default Ngày phản hồi của người duyệt đề nghị
Mã hệ thống   Default  
ND phản hồi   Default Nội dung phản hồi của người duyệt đề nghị
Ngân sách   Input text Khoảng ngân sách dự trù cho đề nghị mua hàng hoặc dịch vụ
Ghi chú   Input text  
Ngày tạo   Default  
Người tạo   Default  
Ngày sửa   Default  
Người sửa   Default  
Màn hình chi tiết
Mã mặt hàng X List data  
Số lượng đề nghị X Input number  
Tên mặt hàng   Default Tương ứng với mã mặt hàng đã chọn
Thông tin đề nghị
Ghi chú của bộ phận đề nghị   Input text  
Mục đích SD   Input text Mục đích sử dụng của mỗi mặt hàng đề nghị
Thời gian SD   Input text Thời gian sử dụng của mỗi mặt hàng đề nghị
Trạng thái   List items Có ba trạng thái của từng mặt hàng trong đơn đề nghị: Hủy không thực hiện, Chưa duyệt, Đã duyệt.
Xem thông tin duyệt đề nghị
SL Chấp thuận   Default Số lượng được duyệt mua, có thể nhỏ hơn hoặc bằng số lượng đề nghị. Thông tin này chỉ hiện thị sau khi bộ phận duyệt đề nghị đã duyệt đề nghị mua hàng
SL Tồn kho   Default Số lượng tồn của tất cả các mặt hàng trong tất cả các kho. Thông tin này chỉ hiện thị sau khi bộ phận duyệt đề nghị đã duyệt đề nghị mua hàng
Trả lời của bộ phận xử lý   Default Thông tin phản hồi của bộ phận xử lý đối với từng mặt hàng
Thông tin khác
Đơn vị tính   Default Tương ứng với mã mặt hàng đang chọn
SL đã nhập kho   Nhập trực tiếp  
Mã NCC   List data Chọn Mã nhà cung cấp trong trường hợp muốn đề nghị nhà cung cấp cụ thể
Tên NCC   Default Tên nhà cung cấp tương ứng theo mã nhà cung cấp
 

Hướng dẫn thao tác

Truy cập đường dẫn: CLICK ERP --> Quản lý mua hàng --> Đề nghị mua hàng --> Lập đề nghị mua hàng thủ công.

TẠO ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG THỦ CÔNG
Sau khi mở form PO11A, nhấn Nhập mới để tạo mới đề nghị mua hàng:

Tiếp theo, nhập các thông tin vào màn hình chính sau đó lưu lại. Lưu ý, chỉ phòng ban nhận (Nơi nhận) mới thấy được đề nghị đơn hàng và tiến hành xử lý/duyệt (PO12):

Nhập các mã mặt hàng ở màn hình chi tiết:

Người dùng nhập vào số lượng đề nghị (bắt buộc), có thể nhập thêm các thông tin ở Tab Thông tin đề nghị. Tên mặt hàng sẽ tự động cập nhật theo mã mặt hàng.

Nhấn Ctrl+S hoặc biểu tượng Save để lưu lại, sau đó click vào check box Thủ trưởng đơn vị duyệt. Sau khi click vào check box này sẽ không sửa được các thông tin trong form (muốn chỉnh sửa phải bỏ check).
IN ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG
Người dùng nhấn “In ĐNMH” để in đề nghị mua hàng, mặc định file đề nghị mua hàng là PDF.

Trường hợp người dùng có chỉ định nhà cung cấp cụ thể và muốn in sắp xếp theo nhà cung cấp, người dùng check vào check box “In theo nhà cung cấp” sau đó nhấn in.