INV.6 Quản lý kiểm kê

Xem thêm trong mục

1- SƠ ĐỒ QUY TRÌNH


Sơ đồ quy trình INV.6 – Quản Lý Kiểm Kê

2- GIẢI THÍCH SƠ ĐỒ

Quy trình này cho kiểm kê lượng hàng tồn kho lấy dữ liệu từ hệ thống đối chiếu với tồn kho thực tế: Lô hàng, chất lượng, số lượng và ghi nhận kết quả kiểm kê vào hệ thống.
Nếu có chênh lệch thì sẽ xử lý lượng hàng thừa/thiếu bằng cách tạo:
  • Phiếu nhập hàng thừa
  • Phiếu xuất hàng thiếu.

STT

Tên quy trình

Hệ thống hỗ trợ

Diễn giải quy trình

1 Lập biên bản kiểm kê, lấy số liệu sổ sách
INV41.1
Hệ thống cho phép lập biên bản kiểm kê để tiến hành kiểm kê.
Cần thực hiện theo các bước sau:
+ Kiểm tra, xác nhận tất cả các phiếu nhập, phiếu xuất đã nhập trên hệ thống.
+ Nhập biên bản kiểm kê ghi nhận tồn kho tại thời điểm đi kiểm kê, hệ thống sẽ giúp bạn in được số lượng, giá trị sổ sách đến thời điểm kiểm kê.
+ Tiến hành kiểm kê thực tế, ghi nhận số lượng trên biên bản kiểm kê.
2 Ghi nhận số lượng kiểm kê vào hệ thống
INV41.2
Ghi nhận số lượng kiểm kê trên hệ thống
3 Tạo phiếu xuất hàng thiếu
INV41.3
Từ biên bản kiểm kê vừa ghi nhận, hệ thống cho phép:
+ Lập phiếu nhập hàng thừa từ kiểm kê.
4 Tạo phiếu nhập hàng thừa
INV41.4
Từ biên bản kiểm kê vừa ghi nhận, hệ thống cho phép:
+ Lập phiếu xuất hàng thiếu từ kiểm kê.

2.1- INV41 Quản lý lập biên bản kiểm kê

Mục đích nghiệp vụ

Chức năng này dùng để nhập mới, xem, chỉnh sửa, xóa yêu biên bản kiểm kê

Yêu cầu khai báo

  • Khai báo kho INV11
  • Khai báo vật tư INV12
  • Khai báo phòng ban

Màn hình làm việc


Màn hình INV41 – Quản Lý Kiểm Kê

Mô tả nút chức năng

Tên gọi Phím tắt Diễn giải
1. Ghi nhận tồn Alt + 1 Hệ thống sẽ tự động hiển thị toàn bộ tồn kho theo sổ sách tới thời điểm kết thúc kiểm kê tại kho dựa trên thông tin chung
2. Update thành tiền Alt + 2 Cho phép ghi nhận lại số lượng tồn kho nếu phát sinh thêm các giao dịch mua/bán.
4. Xem biên bản Alt + 4 In ra file PDF biên bản gồm thông tin chung và chi tiết các vật tư cần kiểm kê
5. Tạo PN, PX Alt + 5 Tạo các phiếu nhập xuất điều chỉnh đối với các mã hàng bị thừa/ thiếu
6. Trở về Alt + 6 Khi muốn quay lại màn hình tìm kiếm đầu tiên hoặc thoát khỏi màn hình nhập mới
 
Mô tả trường thông tin
 
Tên trường thông tin Bắt buộc Loại nhập liệu Diễn giải (từ viết tắt)/Ghi chú (nếu có)
Màn hình chính
Thông tin hóa đơn 1
Số biên bản X Input text Số ký hiệu của biên bản kiểm kê
Tgian kết thúc k/k X Input date Thời gian hoàn tất việc kiểm kê kho
Trưởng nhóm X Input text Trưởng nhóm kiểm kê
Diễn giải   Input text Thông tin thêm về kiểm kê.
Phiếu nhập   Default Sau khi kiểm kê, nếu tồn tại vật tư/ hàng hóa dư thừa so với số lượng sổ sách, hệ thống sẽ tự động lập ra phiếu nhập để điều chỉnh
Phiếu xuất   Default Sau kiểm kê, nếu tồn tại vật tư/ hàng hóa dư thiếu so với số lượng sổ sách, hệ thống sẽ tự động lập ra phiếu xuất để điều chỉnh
Mã hệ thống   Default Mã kiểm soát của hệ thống, được tự sinh
Tên kho X Default Kho kiểm kê
Nhóm hàng      
TK vật tư     Tài khoản vật tư
     
Hoàn thành   Check box Trạng thái thực hiện của biên bản kiểm kê
Thông tin kiểm kê
STT X   Số thứ tự
Mã mặt hàng X    
Tên mặt hàng X    
X   giới hạn vật tư kiểm kê theo lô ( nếu cần)
Số lượng
ĐV Tính X List data Đơn vị tính
SL sổ sách X Input number Số lượng sổ sách
Sl kiểm kê X Input number Số lượng kiểm kê
SL chênh lệch   Input number Số lượng chênh lệch
Số lượng
Đơn giá ss   List data Đơn giá so sánh
TT sổ sách X Input number Thành tiền sổ sách
Đơn giá KK   Input number Đơn giá kiểm kê
TT kiểm kê   Input number Thành tiền kiểm kê
TT Chênh lệch   Input number Thành tiền chênh lệch
Phiếu nhập xuất liên quan
Số phiếu nhập   Default  
Ngày nhập   List data  
Số phiếu xuất   Default  
Ngày xuất   List data  
Ghi chú   List data  
 
Hướng dẫn thao tác
Truy cập đường dẫn: CLICK ERP→ Quản lý kho (INV) -> Quản lý kho -> lập biên bản kiểm kê (INV41)
Chọn “Nhập biên bản kiểm kê”.
- Khi truy cập đường dẫn như trên, hệ thống sẽ xuất ra màn hình Lịch sử chứng từ. Nếu muốn nhập mới biên bản kiểm kê thì nhấp vào nút “1.Nhập biên bản kiểm kê”
Lưu ý: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các biên bản đã lập, các biên bản chưa hoàn thành sẽ ưu tiên đưa lên trên.

 
Sau khi chọn Nhập biên bản kiểm kê, hệ thống sẽ xuất ra màn hình sau và làm theo các bước như trên hình:
  
  Nhấn nút “Xem biên bản” để in ra file PDF biên bản gồm thông tin chung và chi tiết các vật tư cần kiểm kê
  Nếu có mã hàng có số lượng tồn không đúng với thực tế, nhập số lượng thực tế vào cột “SL kiểm kê” ở dòng có mặt hàng tương ứng. Các mã hàng đã đúng số lượng không cần thực hiện bước này.
  Sau khi nhập đủ số lượng kiểm kê của các mã hàng bị thừa/thiếu, bạn check vào ô hoàn thành.
  Nhấn nút “Tạo PN,PX” để tạo các phiếu nhập xuất điều chỉnh đối với các mã hàng bị thừa/ thiếu
 
Để in biên bản, chọn ‘4.Xem biên bản’ trên màn hình làm việc , hệ thống sẽ tự động in ra biên bản như sau: